Нужно настроить обмен между учётной системой и CRM: товары, цены и остатки выгружаются из учёта в CRM, а заказы и счета из сделок попадают обратно в учёт. Для связки 1С и Битрикс24 есть типовые коннекторы; если процесс нестандартный, обмен дорабатывают. Начинать стоит не с настройки, а с описания, какие данные, куда и как часто должны идти.
Зачем менеджерам остатки в CRM
Если менеджер не видит остатки, он либо звонит на склад, либо обещает клиенту товар наугад. В первом случае сделка тормозит, во втором растёт число отказов и недовольных клиентов. Когда остатки и цены подтягиваются в сделку из учёта, менеджер сразу видит, что можно продать и по какой цене.
Какие данные обычно передаются
| Данные | Направление | Когда обновлять |
|---|---|---|
| Контрагенты и контакты | в обе стороны | при создании и изменении |
| Товары и цены | из учёта в CRM | при изменении или по расписанию |
| Остатки на складах | из учёта в CRM | по расписанию, обычно несколько раз в час |
| Заказы и счета | из CRM в учёт | при смене стадии сделки |
| Оплаты и отгрузки | из учёта в CRM | при проведении документа |
Это типовая схема. В вашей компании может понадобиться меньше данных или, наоборот, договоры, скидки, резервы и статусы производства.
Типовой коннектор или доработка
Для обмена 1С и Битрикс24 есть готовые решения. Они быстро настраиваются и закрывают стандартные сценарии: товары, остатки, контрагенты, заказы. Их минус в том, что они рассчитаны на типовой процесс.
Если у вас нестандартные цены, несколько юрлиц, сложные резервы или доработанная конфигурация 1С, коннектора может не хватить. Тогда обмен дорабатывают под ваши правила. Это дольше и дороже, но процесс работает так, как устроен ваш бизнес.
Хорошее правило: начинайте с типового коннектора и дорабатывайте только то, что действительно мешает. Полностью самописный обмен сложнее поддерживать и обновлять.
С чего начать: пять шагов
- Опишите путь сделки: от заявки до оплаты и отгрузки, кто и что делает на каждом шаге
- Решите, какие данные нужны менеджеру в сделке, а какие бухгалтерии в учёте
- Наведите порядок в справочниках: дубли контрагентов и товаров сломают любой обмен
- Настройте обмен на копиях баз и проверьте на реальных сценариях
- Переведите на рабочие базы и назначьте ответственного, который следит за ошибками обмена
Частые ошибки
- Дубли контрагентов: один клиент заведён в CRM и в учёте по-разному, и обмен создаёт копии
- Разные справочники товаров: в CRM свои названия, в учёте свои, и они не сопоставляются
- Обмен раз в сутки: менеджер видит вчерашние остатки и продаёт то, чего уже нет
- Нет ответственного: ошибки обмена копятся неделями, пока кто-то не заметит расхождение
Как проверить, что обмен работает
Создайте тестовую сделку, добавьте товар и проверьте, что остаток совпадает с учётом. Переведите сделку на стадию счёта и убедитесь, что заказ появился в учётной системе. Проведите оплату в учёте и проверьте, что статус оплаты обновился в сделке. Если на каком-то шаге данные не дошли, смотрите журнал обмена: там обычно видна причина.