Обследование — первый этап проекта автоматизации. Мы разбираемся, как в компании на самом деле движутся заказы, деньги, товары и документы, находим потери и предлагаем решение с планом и сметой. Оно стоит денег, но обычно экономит больше: без него требования выясняются по ходу внедрения, и проект растёт в сроках и бюджете.
Что происходит на обследовании
Обследование похоже на визит к врачу перед лечением. Мы не настраиваем программы, а смотрим, как работает компания сейчас, и задаём много вопросов.
- Интервью с руководителем: цели, планы роста, какие цифры нужны для решений
- Интервью с сотрудниками на местах: как они реально делают свою работу, где тратят время
- Разбор документов и отчётов: что заполняется, кем, в какой программе
- Разбор текущих программ, баз и интеграций: что работает, что нет, что можно сохранить
Что вы получаете на выходе
Результат обследования — документы, которые остаются у вас.
- Карта процессов «как есть»: как движутся заказы, деньги, товары и документы
- Список проблем: где данные вводятся дважды, теряются или опаздывают, и во что это обходится
- Концепция решения: какие программы, что берём типовым, что дорабатываем, как связываем
- План внедрения по этапам и смета
С этими документами можно идти на внедрение к нам или к любому другому подрядчику. Они описывают ваш бизнес, а не конкретную программу.
Почему без обследования проект дорожает
Когда внедрение начинается сразу, программу настраивают под общие представления о бизнесе. Детали всплывают позже: у склада свой порядок приёмки, у отдела продаж особые условия для ключевых клиентов, бухгалтерия ведёт часть учёта в Excel. Каждая такая находка означает переделку уже настроенного.
Ещё одна частая ситуация: в новую программу переносят старый беспорядок. Процессы, которые «так исторически сложилось», автоматизируют как есть, и они продолжают тормозить работу, только теперь в дорогой системе.
Сколько длится обследование
Зависит от размера компании и числа процессов. Для небольшой компании с одним направлением хватает нескольких встреч, для производства с несколькими цехами и складами нужно больше времени. Точный срок называем после первой встречи.
Как подготовиться
- Назначьте ответственного со стороны компании, который знает процессы и может организовать встречи
- Соберите примеры документов и отчётов, которыми вы пользуетесь
- Подготовьте список программ и баз, с которыми работаете
- Сформулируйте, что должно измениться после автоматизации: что вы хотите видеть, где сэкономить время
Когда можно обойтись без полного обследования
Если задача небольшая и типовая, например подключить кассу к учётной программе или настроить обмен с банком, полное обследование не нужно. Для таких случаев достаточно короткой диагностики. Первичную диагностику мы проводим бесплатно: обсуждаем задачу и говорим, какой формат работы подходит.